Procedura Whistleblowing

Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità D.Lgs. 24/2023

Definizioni

Con l’espressione WHISTLEBLOWER si fa riferimento al dipendente di un’amministrazione o di una impresa privata che segnala violazioni o irregolarità commesse ai danni dell’interesse pubblico o dell’azienda agli organi legittimati ad intervenire.

La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo o dell’impresa privata.

Il whistleblowing è la procedura volta ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower.

Lo scopo principale del whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente. Il whistleblowing si basa sul bilanciamento dell’esigenza, da parte della Pubblica amministrazione o delle imprese private, di incentivare le segnalazioni di illecito o presunte tali con la necessità di tutelare i dipendenti che segnalano queste irregolarità.

In particolare, i dipendenti pubblici e privati che segnalano un illecito non possono essere sottoposti a provvedimenti disciplinari e sono protetti contro le azioni ritorsive. Nel settore privato, le imprese hanno l’obbligo di prevedere le medesime tutele nei propri modelli organizzativi.

1. Fonte normativa e natura dell’istituto

I riferimenti normativi sono presenti nella sezione dedicata sul sito internet dell’azienda.

2. Scopo e finalità del documento

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

3. Oggetto della segnalazione

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.

Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell’Ufficio del Personale.

4. Contenuto delle segnalazioni

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, non verranno prese in considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente che segnala illeciti, ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

5. Modalità e destinatari della segnalazione

L’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori un applicativo software accessibile attraverso il sito Internet della società. L’applicativo software garantisce assoluta riservatezza e crittografia dei dati del segnalante e della segnalazione, in quanto accessibili esclusivamente dal soggetto ricevente (l’Organo di Vigilanza è stato istituito in azienda con apposita nomina di un soggetto esterno, nella persona del Dott. Enrico Mandras).

Potrà essere inviata inoltre una segnalazione all’OdV tramite lettera, utilizzando l’apposita cassetta dedicata alle segnalazioni in questione, che risulta posizionata nella sede di Cagliari in Via dell’Artigianato n. 6 al piano terra, in corrispondenza dell’ingresso principale, sul lato destro dell’ascensore.

Il contenuto della busta dovrà essere così suddiviso: una prima busta con la sola segnalazione, una seconda busta con il documento di identità del segnalante e i dati di contatto e una terza dove si inseriranno le due buste precedenti, indicando la dicitura “Riservata OdV Ecoserdiana SpA”.

L’accesso al contenuto della cassetta è riservata esclusivamente all’OdV, che provvederà a gestire le segnalazioni nei tempi previsti dalla normativa.

Nel caso si volesse spedire la busta con posta ordinaria, sarà necessario riportare, oltre l’indirizzo del destinatario anche la dicitura sopracitata e indirizzarla alla sede legale dell’azienda.

E’ prevista anche una segnalazione esterna da inviare all’Anac, che ha istituito un specifica sezione nel proprio sito internet.

La segnalazione all’Anac non dovrà essere trasmessa in forma discrezionale, ma solo nei casi specifici previsti dalla normativa.

6. Attività di verifica della fondatezza della segnalazione

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze esposte nella segnalazione sono affidate al Responsabile del Whistleblowing (OdV) che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.

A tal fine, il Responsabile del Whistleblowing può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’Ente/Azienda

7. Forme di tutela del whistleblower

A) Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

B) Divieto di discriminazione nei confronti del whistleblower

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

8. Responsabilità del whistleblower

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.